Pleo

Hvis du leder efter en smart måde at håndtere virksomhedens udgifter på, så kan Pleo være lige det, du har brug for. Jeg har testet denne app, og jeg må sige, det er som at have en ekstra hånd til at holde styr på økonomien. Lad mig tage dig igennem, hvordan den kan passe ind i en arbejdsdag, hvor flere mennesker skal bruge penge på vegne af samme virksomhed.

Når flere deler ansvaret for indkøb

Det er fristende at tænke på udgiftsstyring som noget, der kun handler om økonomiafdelingen, men udfordringen opstår ofte ude i hverdagen. En medarbejder køber materialer på vej til et møde, en anden betaler for transport, og en leder skal senere finde ud af, hvad hvert beløb dækkede. Med firmakort og registrering af køb kan den enkelte håndtere sine udgifter, mens virksomheden får et samlet overblik. Det er især nyttigt, når medarbejdere ellers ville lægge ud privat og bagefter sende en anmodning om refusion.

Et konkret eksempel er en arbejdsdag med et kundemøde uden for kontoret. Den medarbejder, der står for mødet, betaler relevante udgifter med sit firmakort og tager et billede af kvitteringen, mens købet stadig er frisk i hukommelsen. Senere skal vedkommende ikke gennemgå en bunke boner og gætte på, hvad hver enkelt betaling gjaldt. For mig er den vigtigste gevinst i sådan et forløb ikke, at man slipper for al administration, men at oplysningerne bliver knyttet til købet tættere på det tidspunkt, hvor det sker.

Den arbejdsgang gør dog ikke appen til en fælles familiekonto eller en løsning til husholdningens private indkøb. Pleo er en økonomiapp til virksomhedens udgifter, og kortene og overblikket bør forstås inden for den ramme. Hvis det, du egentlig ønsker, er at dele dagligvarer, regninger eller lommepenge med familien, er en privat budget- eller bankløsning mere oplagt. Jeg ville ikke vælge den til hjemmeøkonomien alene, blot fordi flere personer skal koordinere betalinger.

Hvad er Pleo?

Forestil dig en verden, hvor du ikke længere behøver at rode rundt med papirboner eller bekymre dig om at miste kvitteringer. Med Pleo kan du digitalisere hele din udgiftsstyring. Appen tilbyder firmakort, der automatisk registrerer dine udgifter, og det hele synkroniseres med din regnskabssoftware. Det føles næsten for godt til at være sandt, men det er det ikke!

Funktioner, der gør livet lettere

En af de mest iøjnefaldende funktioner ved Pleo er de virtuelle og fysiske kort, som du kan udstede til dine medarbejdere. Det betyder, at alle i teamet kan håndtere deres egne udgifter uden at skulle vente på tilbagebetalinger. Og det bliver bedre! Hver gang der foretages et køb, kan du straks se, hvor pengene er gået hen. Det er som at have et digitalt øje på hver transaktion.

En anden feature, jeg virkelig sætter pris på, er den automatiske udgiftsrapportering. Ingen elsker at udfylde udgiftsrapporter, men med appen bliver det som en leg. Bare tag et billede af kvitteringen, og appen gør resten. Det er virkelig en game-changer for nogen som mig, der gerne vil bruge tid på vigtigere ting.

Sådan får teamet arbejdsgangen til at hænge sammen

Når flere medarbejdere bruger kort til forskellige indkøb, hjælper det at gøre kvitteringen til en fast del af selve købet i stedet for noget, man ordner sidst på måneden. Mit praktiske råd er at tage billedet, mens bonen ligger foran dig, og tilføje en kort forklaring, hvis formålet ikke er tydeligt ud fra købet alene. Det gør den efterfølgende gennemgang mere brugbar for den person, der skal godkende eller bogføre udgiften, og mindsker risikoen for, at nogen må spørge rundt om en betaling flere uger senere.

Det er også værd at skelne mellem løbende, forventede udgifter og enkeltstående køb. Hvis teamet bruger firmakort til faste arbejdssituationer, bliver det lettere at opdage, når en transaktion kræver ekstra forklaring. Omvendt kan et kort ikke i sig selv afgøre, om en udgift var fornuftig eller korrekt i forhold til virksomhedens regler. En tydelig intern aftale om, hvad medarbejderne må købe, er stadig nødvendig; appen gør registrering og overblik nemmere, men erstatter ikke ledelsens ansvar.

For en lille virksomhed, hvor ejeren alligevel ser hver betaling, kan den ekstra struktur føles som mere end nødvendigt. Den bliver mere værdifuld, når medarbejdere foretager køb forskellige steder, når kvitteringer ellers samler sig i indbakker, eller når økonomiansvarlige skal følge op uden at jagte hver enkelt kollega. Det er altså ikke antallet af personer alene, der afgør nytten, men hvor ofte udgifter opstår uden for én persons direkte kontrol.

Brugervenlighed og grænseflade

Jeg var lidt nervøs for, om det ville være kompliceret at komme i gang med appen, men heldigvis er appen utrolig intuitiv. Installationen var ligetil, og jeg elskede, hvordan guidningen i appen hjalp mig med at sætte alt op på ingen tid. Designet er rent, og alt er hvor det skal være, så du ikke skal spilde tid på at lede efter funktioner eller indstillinger.

Derudover er der en fantastisk kundesupport, som altid er klar til at hjælpe, hvis du skulle have spørgsmål eller støde på problemer. Det er rart at vide, at man ikke er alene, når man navigerer i nye teknologier.

Den lette start skal dog ikke forveksles med, at hele virksomhedens økonomiproces automatisk bliver enkel. Kort, godkendelser, regnskabsrutiner og medarbejdernes vaner skal passe sammen, og en app kan ikke fjerne behovet for at afklare, hvem der følger op på manglende kvitteringer. Hvis virksomheden allerede har en velfungerende proces, bør man overveje, om det ekstra værktøj faktisk løser et konkret problem, før man flytter arbejdsgangen over.

Pleo er udviklet af Pleo Technologies ApS og er gratis at hente. Den har en gennemsnitlig bedømmelse på 4,8 ud fra omkring 2.500 vurderinger, og den er installeret over 100.000 gange. Det giver et indtryk af, at løsningen har fundet et publikum blandt virksomheder, men vurderinger fortæller ikke i sig selv, om den passer til netop jeres regnskabsrutiner. Jeg ville især undersøge, om virksomhedens eksisterende systemer og interne regler passer til den måde, teamet skal bruge firmakort og kvitteringer på.

Hvem bør bruge den – og hvem bør vælge noget andet?

Jeg synes især, appen giver mening for teams, hvor flere medarbejdere jævnligt køber ting på virksomhedens vegne, og hvor det tager tid at samle bilag og forklare transaktioner bagefter. Den kan også være relevant for en leder, der ønsker at følge virksomhedens udgifter mere løbende frem for først at få overblik, når udgiftsrapporterne lander. Hvis alle køb derimod allerede går gennem én person og et enkelt betalingskort, kan en almindelig regnskabsrutine være tilstrækkelig.

Sammenlignet med den sædvanlige løsning med private udlæg og regneark flytter Pleo fokus fra efterfølgende refusion til registrering omkring selve købet. Det kan spare medarbejderen for at lægge egne penge ud, men kræver til gengæld, at virksomheden er tryg ved firmakort som en del af sin praksis. Sammenlignet med en almindelig bankapp er formålet mere specialiseret: bankappen viser typisk kontobevægelser, mens denne arbejdsgang samler kortkøb og bilagsregistrering omkring virksomhedens udgifter. Hvis du kun har brug for at se en saldo eller betale private regninger, er en bankapp det mere ligetil valg.

Et andet trade-off er, at digital dokumentation kræver en smule disciplin fra alle, der bruger kortene. Hvis medarbejdere gentagne gange glemmer at fotografere kvitteringer eller beskrive usædvanlige køb, bliver økonomiansvarlig stadig nødt til at følge op. Jeg ville derfor begynde med en enkel fælles rutine: registrér bonen med det samme, skriv en kort forklaring ved tvetydige køb, og aftal hvem der gennemgår udgifterne. Det er en lille indsats, men den afgør i praksis, om overblikket bliver brugbart.

Alder, tillid og ansvar

Appen har aldersmærkningen PEGI 3, men det er ikke det samme som, at den er beregnet til børn eller til fælles brug på en privat tablet. Den handler om virksomhedens penge, så adgang og brug bør følge virksomhedens egne ansvarsområder. Jeg ville holde arbejdsadgang adskilt fra familiens konti og undgå at lade en delt enhed stå åben, hvis andre kan komme til den. Det er almindelig omtanke omkring økonomiske oplysninger, ikke en særlig familiefunktion i appen.

Versionsnummeret er 26.18.0, og appen kræver Android 7.0 eller nyere. Den blev udgivet den 10. april 2017. For mig er de oplysninger først og fremmest praktiske, hvis man skal installere den på en ældre arbejdstelefon eller vurdere, om enheden kan følge med. Appen er gratis at hente, men det bør ikke forveksles med en garanti for, at alle virksomhedens behov eller øvrige økonomisystemer dækkes uden yderligere overvejelser.

Hvordan Pleo kan ændre din arbejdsdag

Jeg kan virkelig se, hvordan appen kan gøre en forskel i den daglige drift af en virksomhed. Ved at automatisere udgiftsstyring frigør du tid til at fokusere på andre vigtige aspekter af din virksomhed. Og lad os ikke glemme, hvor meget nemmere det bliver at holde styr på udgifterne, når du har alt samlet ét sted.

For mig er det også et stort plus, at appen hjælper med at reducere papirspild. Det er en fantastisk måde at tage et skridt mod en mere bæredygtig måde at drive virksomhed på.

Den største forskel mærkes efter min mening, når virksomheden har gentagne små udgifter, som ellers skaber uforholdsmæssigt meget administration. Når køb, kort og kvitteringer hænger bedre sammen, kan teamet bruge mindre energi på at rekonstruere, hvad der skete. Men appen gør ikke automatisk udgifter mindre eller budgetter bedre; den giver først og fremmest en mere samlet arbejdsgang. Det er en nyttig skelnen, hvis du håber på, at et nyt værktøj alene kan løse et problem, der også skyldes uklare godkendelser eller manglende fælles vaner.

Alt i alt er Pleo en app, der lever op til sit løfte om at forenkle udgiftshåndtering. Det er ikke bare en tidsbesparelse, men også en revolution i, hvordan vi kan tænke økonomistyring i dag. Hvis du endnu ikke har prøvet det, kan jeg kun anbefale, at du giver det en chance. Hvem ved, måske vil du undre dig over, hvordan du nogensinde klarede dig uden det!

Mit råd før du går i gang

Jeg ville vælge Pleo, hvis virksomheden har flere personer, der foretager arbejdsrelaterede køb, og hvis bilag og refusioner jævnligt skaber forsinkelser. Før I tager det i brug, så beslut hvem der må bruge firmakort, hvordan kvitteringer skal forklares, og hvem der kontrollerer udgifterne. Den afklaring gør mere for en smidig start end at forvente, at appen selv fastlægger jeres praksis.

Hvis du leder efter en fælles løsning til husstandens udgifter, bør du i stedet vælge et værktøj, der er bygget til privat budgettering og delte regninger. Hvis du derimod vil gøre virksomhedens kortkøb nemmere at følge op på uden at samle papirboner og private udlæg, synes jeg Pleo er værd at undersøge. For mig er dens styrke den konkrete forbindelse mellem medarbejderens køb og virksomhedens dokumentation; den er mindre oplagt, når problemet slet ikke handler om firmarelaterede udgifter.